Przeznaczona do archiwizacji dokumentacja zostaje usystematyzowana, utworzone zostają jednostki archiwalne a każda z nich zostaje opisana oraz przydzielana jest kategoria archiwalna.

Uporządkowana dokumentacja zostaje ułożona na regałach w sposób uwzględniający jej przynależność do materiałów archiwalnych bądź niearchiwalnych a także strukturę organizacyjną instytucji która ją wytworzyła.

W trakcie prac wydzielona zostaje dokumentacja niearchiwalna, która po sporządzeniu jej ewidencji może zostać zniszczona ( w przypadku państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wymagane jest uzyskanie zgody Archiwum Państwowego).

Czas potrzebny na wykonanie usługi uzależniony jest od rodzaju i ilości dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji oraz warunków w jakich była dotychczas przechowywana..